Deze projectcase laat zien hoe Moonly samen met Veiligheidsregio Brabant-Noord het vergunningsproces voor evenementen heeft vernieuwd. Met een slimme AI-tool kunnen organisatoren zonder gedoe hun evenementenplattegrond laten controleren. Het resultaat is minder stress, snellere doorlooptijden en veel meer grip voor iedereen die betrokken is bij de voorbereiding van evenementen. 

‍

Wat is het probleem?

Stel je even voor: je organiseert een groot evenement. Je hebt urenlang gewerkt aan je plattegrond en alle benodigde documenten verzameld. Je dient alles netjes in bij de gemeente voor een vergunning en daarna begint het wachten. Vaak hoor je wekenlang niets tot je het bericht krijgt dat je aanvraag is doorgestuurd naar de veiligheidsregio. Op dat moment blijkt dat je één detail vergeten bent, zoals het toevoegen van een windroos op de plattegrond. De aanvraag kan niet verder worden behandeld en wordt teruggestuurd, waardoor je het hele proces opnieuw moet doorlopen. Je frustratie groeit, leveranciers staan in de wacht en het overzicht raakt zoek. Dit is de dagelijkse realiteit voor veel organisatoren: een traag en foutgevoelig proces dat onnodig veel tijd, geld en energie kost. 

In de nieuwe situatie, dankzij de samenwerking tussen Moonly en VRBN, is deze frustratie straks verleden tijd. Organisatoren kunnen hun plattegrond eenvoudig uploaden en krijgen binnen vijf minuten een objectieve controle. Ontbreekt er iets, dan ontvangen ze direct een melding en kunnen ze dit meteen aanvullen voordat de aanvraag definitief wordt ingediend. Zo voorkom je vertragingen en houd je volledige grip op het traject. 

‍

AI tool als oplossing

Samen met de veiligheidsregio Brabant-Noord ontwikkelden wij een geavanceerde AI-tool die de hele stroom van vergunningaanvragen revolutioneert. Het platform scant en valideert direct de plattegronden die organisatoren indienen en controleert of ze voldoen aan de strikte checklist. Denk aan belangrijke controlepunten zoals:

- Situatietekening met noordpijl en locatie van het evenement

- Mogelijkheid om alle grote objecten en verblijfsruimtes nauwkeurig te tonen

- Correcte aanduiding van nooduitgangen, vluchtroutes en breedtes

- Plaatsen van brandblusmiddelen, noodverlichting en scheidingsconstructies

- Specificaties voor bak- en foodtruckinstallaties

‍

Door deze controle automatisch uit te voeren, verkorten we de doorlooptijd van vergunningaanvragen en zorgen we dat organisatoren meer controle en feedback krijgen voordat hun documenten naar de gemeente of veiligheidsregio gaan. Zo wordt het proces niet alleen efficiënter, maar ook accurater en minder foutgevoelig.

Hoe zag de samenwerking eruit?

Elk succesvol digitaliseringsproject vraagt om een helder plan. Daarom startte Moonly dit traject met een blueprintproces. Dit is een gestructureerd traject waarin we samen met de klant de toekomstige applicatie vormgeven, zonder technische spraakverwarring of aannames. 

Binnen vier weken lag er een volledig uitgewerkte blueprint op tafel. Daarna is Moonly direct gestart met de technische ontwikkeling, de AI-training, en het organiseren van een pilot.

‍

Wat is het vervolg?

Het project bevindt zich momenteel in een pilot van Fieldlab Zuid6. In dit samenwerkingsverband werken de zes veiligheidsregio’s uit het zuiden van het land samen aan innovaties op het gebied van Informatiegestuurde Veiligheid. Moonly verzamelt snel met verschillende veiligheidsregio’s actief feedback om het systeem verder te optimaliseren. Gemeenten zullen in de volgende fase actief betrokken worden, want zij vormen het startpunt van het vergunningstraject. Dankzij de eenvoudige implementatie kan elke gemeente gemakkelijk aansluiten.

Zodra de plattegrond-check volledig is afgerond, vormt deze AI-tool de basis voor verdere digitalisering van het gehele vergunningsproces. Denk aan tooling waarmee gemeenten, leveranciers, hulpverleners en organisatoren eenvoudig online samenwerken, sneller schakelen en beter geïnformeerd zijn. Moonly verzorgt niet alleen de technische realisatie, van implementatie tot hosting, beveiliging en onderhoud, maar blijft ook betrokken bij de voortdurende optimalisatie op basis van feedback uit het veld. Zo maken we samen échte impact!

Ga jij ook aan de slag met AI?

Zie jij ook kansen binnen jouw organisatie op het gebied van AI of digitalisering? We denken graag vrijblijvend met je mee!